Jak mi TeamOnline usnadní práci
1. Přednastavené procesy
Pomáhá zpracovávat každodenní úlohy předem připraveným postupem. Pak už pouze klikáte a na nic důležitého nezapomenete.
Příklad pořízení přijaté faktury, kterou mi dodavatel zaslal jako přílohu v emailu:
- přímo v programu TeamOnline otevřu přijatý email
- prohlédnu si přílohu
- do připraveného miniformuláře opíšu číslo dokladu, firmu a datum
- záznam je poté založen včetně přílohy
- odešlu do fronty přijatých faktur k odsouhlasení kompetentní osobě.
Podobným způsobem je řešeno zpracování cenových nabídek, reklamací, apod. Program uživatele vede a hlídá, zda je dodržen předepsaný postup. Tento způsob vede k vyšší efektivnosti a profesionálnímu vystupování vůči obchodním partnerům.
> Ukázka
2. Dokonalý přehled o obchodních partnerech
Využijte nástroje na průběžnou kontrolu obchodních partnerů - nespolehliví plátci DPH, ověřené bankovní účty, ARES, ISIR, Creditcheck, apod. ...
- Upozornění na změnu chování zákazníka - odebírá Váš zákazník sortiment v menším množství? Program Vás na to upozorní
- Platební morálka - průměrná doba po splatnosti
- Propojení souvisejících firem = např. jeden majitel vlastní více IČ
3. Přehlednost a pohodlná práce
Ve světě informačních technologií znamená výraz drill down možnost jednoduše se prokliknout (provrtat) z jednoho objektu zkoumání k jinému, který je v přímé souvislosti.
Například z vydané faktury se prokliknete do skladové výdejky či do bankovního výpisu, kterým byla faktura uhrazena. Ještě daleko větší přínos má tato vlastnost při zkoumání sestav. Z výkazu DPH, kontrolního hlášení nebo třeba z hlavní knihy se proklikem dostanete z hodnoty až do primárního dokladu. Samozřejmě pokud na tuto funkci máte oprávnění :)
Vazba mezi doklady
4. Šetří čas
Program sám upozorňuje na doklady, kterým něco chybí - například uhrazený zálohový doklad, který nemá následné vyúčtování, nebo chybně zadané středisko, chybně zadanou měnu na dokladu apod. ...
- Program sám zaúčtuje odvod DPH a vloží do příkazu k úhradě.
- Přepočte finanční účty a neuhrazené doklady v cizí měně kurzem ke konci roku
- Sám zasílá na email důležitá upozornění
5. Šikovné doplňkové nástroje
- Grupace - kliknutím na ikonku G v záhlaví libovolného sloupečku program seskupí doklady podle společné hodnoty pro snazší orientaci ve velkém množství záznamů.
- Fulltextové vyhledávání - hledejte libovolnou hodnotu napříč celým systémem TeamOnline
- Jednoduché importní / exportní nástroje - například import nového sortimentu, ceníků, kurzových lístků, potencionálních klientů apod. ...
- Kliknutím na odkaz “mapa” v adresáři, na události typu schůzka nebo na dokladu už nemusíte pracně hledat kam máte dovézt zboží nebo kam má zajet váš technik.
- Odešlete doklad z programu rovnou emailem
6. Analytické funkce
Opravdová ABC analýza - ukáže Vám, kterých 20% zákazníků resp. zboží Vám dělá 80% obratu.
Přehled faktur a objednávek dle obchodních zástupců.
Zajištěné / nezajištěné zboží / podlimitní zásoby - modul sklad, objednávky, výroba.
7. Dashboard - nástěnka
Ihned po přihlášení do aplikace TeamOnline program informuje na přehledném panelu o zásadních údajích.
Například o:
- Stavu na bankovních kontech a pokladnách (jen povoleným osobám)
- Objemu fakturace v tomto týdnu / měsíci
- Přijatých fakturách, které mám odsouhlasit
- Neuhrazených pohledávkách
- Stavu nevyřízených objednávek
- Nedávných aktivitách v programu
- Podlimitních zásobách ve skladu
- Plnění přidělených úkolů
Veškeré informace umí program automaticky odeslat emailem funkcí TeamReporter.
8. Vše je pod kontrolou
Majitel firmy má detailně pod kontrolou, co všechno jeho zaměstnanci mohou vidět. Níže uvedené příklady jsou pouze ukázkou jak detailně lze TeamOnline zabezpečit pokud si to majitel firmy přeje.
- Obchodníci vidí jen přidělené skupiny firem
- Pracovníci vidí pouze své aktivity, případně aktivity svých podřízených
- Skladníci mohou mít zakázaný přístup k prodejní a dokonce i k nákupní/skladové ceně
- Přijaté faktury se do příkazu k úhradě mohou dostat až po schválení kompetentní osobou, schvalovací kompetence lze navíc definovat dle výše částky
- Pracovníci mají přístup jen k účetním záznamům svého střediska
- Pracovník může zadávat pouze doklady určitého typu
- Pracovníky vidí pouze doklady určitého typu
- Pracovník může mít zakázány exportní funkce
- Pracovník může mít zakázán tisk
- V systému jsou evidovány veškeré úpravy provedené pracovníkem
